مدير الوحدة:

واجبات ومسئوليات الوظيفة:

• متابعة تنفيذ السياسة العامة الموضوعة للوحدة بما يتفق ويحقق سياسة وأهداف الكلية لضمان الجودة.
• متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من مجلس الكلية في مجال عمل الوحدة.
• إعداد الخطة السنوية لأنشطة الوحدة واعتمادها من مجلس الكلية.
• متابعة إعداد التقارير السنوية للتقويم الذاتي والدراسة الذاتية للكلية.
• متابعة إعداد التقرير السنوي لأنشطة الوحدة واعتماده من مجلس الكلية.
• متابعة سير العمل بالأيزو والتميز الحكومي والتقدم للاعتماد الدولي.
• متابعة سير العمل في جميع العمليات الخاصة بنظم الجودة والتطوير داخل الكلية.
• متابعة إنشاء موقع إلكتروني للوحدة تابع لموقع الكلية ومتابعة تحديث بيانته دوريا.
• متابعة تطبيق وإرساء سياسة الجودة والتميز بالكلية.
• اقتراح نشاطات وتوجهات جديدة ومستمرة بغرض تعميم وتطبيق سياسة الجودة والتميز.
• اقتراح صرف مكافآت أو عقوبات مالية أو إدارية للعاملين بالوحدة ورفعها لعميد الكلية.
• تمثيل الوحدة أو اختيار من يمثلها أمام الغير بعد العرض على مجلس الإدارة.
• له الحق في تعديل تنظيم مرؤوسيه داخل الوحدة بما يحقق جودة الأداء في الوحدة بعد الرجوع لعميد الكلية.
• له الحق في القيام بأعمال المراجعة الداخلية بالأقسام العلمية في المواعيد المحددة والمعلنة للأقسام.
• له الحق في عقد دورات توعية وتدريبية خاصة بالجودة داخل الكلية.
• له الحق في القيام بعمل مراجعات للوثائق بالكلية في المواعيد المحددة والمعلنة للإدارات المعنية.
• التأكد من تنفيذ القواعد واللوائح الخاصة.
• القيام بما يسند إليه من أعمال أخرى في نطاق وواجبات ومسئوليات الوظيفة.

المهارات والجدارات المطلوبة لشغل الوظيفة:

• عضو من أعضاء هيئة التدريس العاملين بالكلية مشهود له بالكفاءة من رؤسائه.
• له خبرة في أنشطة الجودة والتطوير بالكلية.
• حاصل على دورات تدريبية من الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد.
• يتمتع بالمهارات القيادية والإدارية.
• يتمتع برؤية واضحة لتطوير الأداء بالوحدة.
• لديه القدرة على القيادة والتوجيه.
• يتمتع بمهارات عالية في التواصل.
• السجل الوظيفي يشهد بالنزاهة والالتزام.

نائب مدير الوحدة لشئون اللجان الداخلية:

توصيف المهام:

1. المتابعة والتأكد من حسن سير العمل باللجان الداخلية بوحدة تقويم الأداء وضمان الجودة
2. توجيه أعضائها بشكل مستمر لضمان إنجاز المهام المطلوبة على أكمل وجه
3. المشاركة في وضع الخطط السنوية وكتابة التقارير السنوية النهائية للجان الداخلية، وهي كالتالي:
   • لجنة التعامل مع المستفيدين
   • لجنة التوعية والتدريب
   • لجنة المراجعة الداخلية
   • لجنة القياس والتقويم

لجنة التعامل مع المستفيدين:

توصيف مهام اللجنة:

1. تختص هذه اللجنة بقياس مدى رضا المستفيد الداخلي والخارجي وذلك من خلال التعامل مع الاستبيانات والشكاوى وتشكل اللجنة من رئيس وعضوين على الأقل.
2. إعداد خطة توزيع الاستبيانات المطلوبة بناءا على دراسة احتياجات الكلية.
3. تصميم وصياغة الاستبيانات بناءا على نوع الاستبيان والفئة المستهدفة.
4. إعداد وتحديث نماذج الاستبيانات بناءا على النتائج المتوصل إليها.
5. اقتراح آلية وتوزيع الاستبيانات على الفئات المستهدفة (ورقيا أو إلكترونيا)
6. تحليل نتائج الاستبيانات وكتابة التقرير الخاص بكل استبيان والتوصيات وعرضه على المختص.
7. إعداد تقرير سنوي عن كافة الاستبيانات التي تم توزيعها ونتائجها وعرض النتائج على إدارة الكلية.
8. تعريف جميع المستفيدين بآليات الشكاوى الإلكترونية والورقية وكيفية التعامل معها بوضعها على موقع الكلية وتعميمها بالبريد الإلكتروني.
9. تعريف الأقسام والإدارات المختلفة بآليات تلقي الشكاوى الإلكترونية والورقية والإجراءات التصحيحية والوقائية من خلال إرسال منشور إلكتروني أو ورقي لها.
10. تعريف الطلاب بآليات تلقى وفحص الشكاوى والرد عليها عن طريق إرسال منشور إلكتروني لها.
11. الفحص الدوري للشكاوى: الشكاوى الإلكترونية، المقدمة من خلال أيقونة الشكاوى على موقع الكلية، بواقع مرتان أسبوعيا، وصناديق الشكاوى بالكلية (مرة خلال آخر أسبوع من كل شهر) – وتدوين بيانات الشكاوى في النموذج المخصص – وذلك بواسطة لجنة ثلاثية مُشكلة من:
    • عضو من اللجنة
    • عضو إداري من سكرتارية الوحدة أو من مكتب أمين الكلية
    • طالب (يفضل رئيس أو أمين اتحاد الطالب (
12. استلام وفحص الشكاوى المقدمة إلكترونيا من خلال أيقونة الشكاوى الإلكترونية على موقع الكلية أو المرسلة من مكاتب الإدارة العليا أو الموجودة في صناديق الشكاوى بالكلية وتسجيلها في النموذج المخصص (نموذج تسجيل شكاوى العملاء).
13. إرسال الشكاوى إلى الجهة المختصة بالرد طبقا لموضوع الشكوى (مثال: السيد العميد، السادة الوكلاء، السيد أمين الكلية) ويقوم أي منهم بإرسال الشكوى إلى المشكو في حقه وتحديد فترة زمنية للحصول على رد الشكوى والإجراءات التصحيحية المطلوبة.
14. تلقي الرد على الشكوى من المختص.
15. تسجيل الرد في النماذج المخصصة وإرساله إلى مقدم الشكوى حال وجود بياناته على الشكوى، وفي حالة عدم وجود بيانات يُرسل الرد على الشكوى إلى الفئة التي ينتمي إليها مقدم الشكوى (مثال: الطلاب، أعضاء هيئة التدريس، الهيئة المعاونة، الإداريين).
16. إعداد تقرير سنوي عن الشكاوى وتحليل الأسباب وتقديم مقترحات عن الإجراءات الوقائية والتصحيحية يقدم إلى مدير الوحدة ويُعتمد في لجنة تقويم الأداء وضمان الجودة ومجلس الكلية.
17. المشاركة في جلسات المجموعات البؤرية مع المستفيدين.
18. المشاركة في جلسات العصف الذهني لمناقشة النتائج وتفسيرها.

لجنة التدريب:

توصيف مهام اللجنة:

1. نشر ثقافة الجودة وأهمية التدريب والتأهيل المستمر في مجتمع الكلية.
2. تقديم الدعم الفني في مجال ضمان الجودة والاعتماد.
3. تحديد الاحتياجات التدريبية للفئات المختلفة بالكلية من قيادات أكاديمية وأعضاء هيئة تدريس وإداريين وطلاب لنشر.
4. نشر الوعي والتدريب في مجال نظم ضمان الجودة والاعتماد.
5. إعداد الخطط التدريبية الثانوية المبينة على الاحتياجات التدريبية للفئات المختلفة بحيث تشتمل على برامج تدريبية وورش عمل مؤتمرات وندوات ونشرات موجهة إلى جميع الفئات.
6. الاستفادة التامة من البرامج التدريبية المتاحة من قبل الجامعة.
7. إتاحة التدريب المناسب لكل فئة من خلال الاتصال والتنسيق والاتفاق مع الفئات المتدربة (مثال مركز الكمبيوتر بالكلية ومركز تنمية قدرات أعضاء هيئة التدريس).
8. تفعيل ومتابعة تنفيذ الخطط التدريبية.
9. تقويم أداء البرامج التدريبية مع إعداد النماذج اللازمة
10. تجهيز المطبوعات والنشرات اللازمة للدورات بناءا على الأوراق المطلوب تحضيرها ووقت التدريب.
11. إتاحة جميع التسهيلات حتى يتم التدريب بنجاح (حجز قاعة، متطلبات الراحة، وجبات).
12. الإشراف على لجان التدريب من حيث الحضور والانتظار وتحقيق الاستفادة المرجوة.
13. استطلاع آراء المدربين والمتدربين في كل دورة بغرض الوصول إلى أفضل النتائج (تحليل نتائج ودراستها).
14. متابعة إعداد الشهادات ومراجعتها وتوزيعها على المتدربين.

لجنة المراجعة الداخلية:

توصيف مهام اللجنة:

1. تخطيط، إجراء وتنفيذ المراجعات الداخلية دوريا على جميع الأنشطة الداخلية بالكلية (أقسام علمية وإدارات) للتحقق من مدى توافق أنشطة الجودة والنتائج المترتبة عليها مع ما سبق إعداده، ولتحديد مدى فاعلية نظام إدارة الجودة وأهمية النشاط ونتائج المراجعات السابقة.
2. وضع الخطط السنوية للمراجعات الداخلية.
3. ضمان تنفيذ مراجعات الجودة الداخلية عن طريق أفراد مؤهلين ومستقلين عن النشاط الذي يتم مراجعته.
4. تسجيل نتائج المراجعة وعرضها على المسئولين عن حالات عدم المطابقة الناتجة.
5. متابعة قيام رؤساء الأقسام ومديري الإدارات بالكلية المسئولين عن إدارة النشاط باتخاذ الإجراءات التصحيحية.
6. والوقائية حيال حالات عدم المطابقة الناتجة في التوقيتات المحددة بغرض الوصول للأسباب الجذرية للمشكلات.
7. عرض واعتماد نتائج المراجعات ومتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية في مجلس إدارة الوحدة.
8. حفظ سجلات المراجعات طبقا لمتطلبات الإجراءات المكتوبة.
9. تسهيل مهمة الأقسام في استقدام المراجع / المقيم الخارجي.
10. التعاون مع المراجع / المقيم الخارجي.
11. المساعدة في إجراء التعديلات اللازمة بناءاً على تقارير المراجعة الخارجية.
12. إرسال منشور للإدارات والأقسام بالإجراءات التصحيحية والوقائية للأقسام والإدارات.

المراجع الداخلي:

يتم اختيار المراجعين الداخلين من السادة أعضاء هيئة التدريس بالكلية الحاصلين على دورات متخصصة في المراجعة الداخلية طبقا لمتطلبات بنود أحدث المواصفات الدولية الحاصلة عليها الكلية.

توصيف مهام اللجنة:

1. القيام بإعداد إخطارات المراجعة الداخلية على الأقسام العلمية، الإدارات، المراكز والوحدات الخدمية/ذات الطابع الخاص بالكلية.
2. المشاركة في زيارات المراجعة الداخلية على كل ما سبق.
3. إعداد تقارير المراجعة الداخلية عقب كل زيارة.
4. إعداد إجراءات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية المطلوبة – إن وُجد - عقب زيارة المراجعة الداخلية.
5. متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية المطلوبة خلال الفترة المحددة من قبل وحدة تقويم الأداء وضمان الجودة.

لجنة القياس والتقويم:

توصيف مهام اللجنة:

1. التأكد من تحقق النواتج التعليمية المستهدفة في البرنامج الدراسي ومقرراته من خلال عملية القياس والتقويم.
2. التأكد من تحقق الالتزام بالتنوع في أساليب القياس والتقويم بالمقررات الدراسية لمراعاة الفروق الفردية بين الطالب (الامتحانات الشفهية، والامتحانات العملية، والامتحانات التحريرية والتي يجب أن تشمل (أسئلة مقالية، أسئلة موضوعية)
3. تحليل الورقة الامتحانية من الناحية الموضوعية والشكلية للتأكد من توافقها مع المواصفات العامة للورقة الامتحانية.
4. متابعة نتائج الامتحانات، والتأكد من اتفاقها والمنحني الاعتدالي لنتائج الامتحانات.
5. وضع إجراءات تصحيحية لتلافي السلبيات في عملية الامتحانات بالكلية.

ثانيا: نائب مدير الوحدة لشئون معايير الاعتماد الدولي والقومي:

توصيف المهام:

1. التعرف الدقيق على معايير الاعتماد ومؤشراتها وخصائصها والمخرجات المطلوبة والمعدة من قبل جهة.
2. الاعتماد التي ستتقدم الكلية إليها بطلب الاعتماد.
3. دراسة مدى توافق مخرجات الكلية ووثائقها مع متطلبات جهة الاعتماد.
4. تجميع ومراجعة البيانات الخاصة بإعداد التقارير السنوية والدراسة الذاتية للكلية.
5. إعداد المرفقات والوثائق الداعمة للتقارير السنوية والدراسة الذاتية للكلية.
6. مراجعة ملف الاعتماد والوثائق الداعمة.
7. دراسة معايير اعتماد مؤسسات التعليم العالي الصادرة من جهة الاعتماد.
8. التحقق من وجود جميع المخرجات المطلوبة من قبل جهة الاعتماد التي ستتقدم الكلية إليها بطلب الاعتماد.
9. تصنيف البيانات والوثائق حسب المعيار ووضعها في الملف الخاص بذلك المعيار.
10. إعداد التقرير السنوي أو الدراسة الذاتية للكلية.
11. وذلك بالاشتراك مع أعضاء وحدة الجودة المختصين.

ثالثا: نائب مدير الوحدة للتميز المؤسسي والمواصفات الدولية:

توصيف المهام:

1. جمع الوثائق والبيانات المعتمدة الخاصة بكل معيار على حدة والتأكد من اعتمادها من السلطة المختصة.
2. المراجعة الدقيقة لجودة الوثائق واستيفائها للغرض المطلوب منها.
3. إعداد ملفات التميز المؤسسي والوثائق الداعمة لها.
4. مراجعة الوثائق مع مسؤول الوثائق.
5. متابعة أداء الإدارات والتأكد من تطبيق وتفعيل نماذج الأيزو.
6. وذلك بالاشتراك مع أعضاء وحدة الجودة المختصين.

منسقو وحدة تقويم الأداء وضمان الجودة بالأقسام العلمية:

يُعد منسقي وحدة تقويم الأداء وضمان الجودة بالأقسام العلمية حلقة وصل بين الوحدة والقسم العلمي، ويتم اختيارهم من بين أعضاء هيئة التدريس بالأقسام العلمية (أستاذ مساعد – مدرس).

توصيف المهام:

1. التواصل بين وحدة تقويم الأداء وضمان الجودة وبين القسم العلمي فيما يخص شئون اللجان المختلفة بالوحدة (مثل لجنة الاستبيانات – المراجعة الداخلية).
2. التواصل مع رئيس لجنة المراجعة الداخلية فيما يخص تنسيق زيارات المراجعة الداخلية على الأقسام العلمية واستقبال فريق الزيارة.
3. المشاركة في توزيع الاستبيانات الورقية على أعضاء القسم العلمي والطلاب.
4. متابعة إعداد ملف المقرر لكل المقررات الدراسية التي يقوم القسم بتدريسها.

مسئول مراقبة الوثائق:

التبعية الإدارية: مدير وحدة تقويم الأداء وضمان الجودة

توصيف المهام:

1. (طباعة – نسخ) الوثائق طبقا لإجراء مراقبة الوثائق والبيانات، (كود رقم FOPCU-D-Q-P-03-00-00 )
2. تنفيذ وإصدار وتعديل وإلغاء أي طلبات خاصة بالوثائق بعد التصديق على الطلبات المقدمة من اللجنة ورئيس وحدة الأيزو وممثل الإدارة.
3. إعــداد قوائم الحصر الرئيسيـة طبقا لإجراء مراقبة الوثائق والبيانات، (كود رقم FOPCU-D-Q-P-03-00-00)
4. إعــداد التسجيـلات المطلوبة طبقا لإجراء مراقبة الوثائق والبيانات، كود رقم FOPCU-D-Q-P-03-00-00
5. نسخ ووضع وثائق وتطوير نظام الجودة المواصفة الدولية ISO 9001:2015 وISO 21001:2018
6. تسجيل ونسخ الوثائق والسجلات طبقاً لإجراء مراقبة الوثائق والبيانات،) كود رقم FOPCU-D-Q-P-03-00-00 (
7. أداء ما يسند أليه من أعمال أخرى مماثلة.

أمانة الوحدة للشئون المالية والإدارية:

توصيف المهام:

1. متابعة وتدوين نفقات أنشطة الوحدة وحفظ المستندات المؤيدة للصرف.
2. متابعة وتدوين كل الاعتمادات المالية المقدمة للوحدة من داخل أو خارج الكلية.
3. تنظيم عمليات الحصول على المكافآت والحوافز بالنسبة للعاملين والمتعاملين مع الوحدة حسب توجيهات رئيس مجلس الإدارة.
4. متابعة تنفيذ العقوبات المادية والإدارية المقترحة من قبل مجلس الإدارة على المقصرين في العمل من الإداريين بالوحدة.
5. إعداد الحساب الختامي للوحدة.
6. إعداد تقارير دورية عن الوضع المالي لمشروعات التطوير.
7. الاحتفاظ بالسجلات والدفاتر الضرورية لتنظيم إدارة الشئون الإدارية والمالية للوحدة.

لجنة تقويم الأداء وضمان الجودة:

هي أحد اللجان المنبثقة من مجلس الكلية وتجتمع شهرياً.

توصيف المهام:

1. المتابعة الدورية لأعمال وحدة تقويم الأداء وضمان الجودة.
2. المتابعة الدورية للاعتماد الدولي.
3. المتابعة الدورية للاعتماد من الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد.
4. متابعة المواصفات الدولية سواء الحاصلة الكلية عليها أو التي تسعي للحصول عليها.
5. ضمان تحقيق الكلية رسالتها وأهدافها الاستراتيجية ومتابعة تقييم وتطبيق السياسات والآليات والنظم التي تدعم تحقيق وضمان الجودة والاعتماد الأكاديمي.
6. متابعة التقارير السنوية للكلية وكذلك الدراسة الذاتية.
7. العمل على ضمان الجودة في كافة الإجراءات بالكلية.

لجنة متابعة تنفيذ وإعداد تقرير الخطة التنفيذية السنوية للخطة الاستراتيجية:

توصيف المهام:

1. إجراء التحليل البيئي الرباعي (SWOT) باستخدام الوسائل الملائمة وبمشاركة جميع الأطراف المعنية لدراسة وتحليل البيئة الداخلية والخارجية بهدف تحديد نقاط القوة والضعف وأيضا التعرف على الفرص المتاحة والتهديدات المتوقعة للكلية.
2. متابعة إعداد حصر الغايات والأهداف الاستراتيجية والتنفيذية ومؤشرات الأداء لكل قطاعات الكلية ووضع خطة تنفيذ الأهداف التنفيذية.
3. متابعة تنفيذ الأهداف التنفيذية من قبل قطاعات الكلية.
4. تحديد موقف تنفيذ كل هدف وقياس مؤشرات الأداء.
5. إعداد تقرير سنوي عن موقف تحقيق الأهداف التنفيذية وعرضه على مجلس الكلية.